Objetivos, métricas y valor aportado por un proyecto alternativo a Dropbox con ownCloud

Pantalla de ownCloud en un proyecto alternativo a Dropbox

Pantalla de ownCloud en un proyecto alternativo a Dropbox. Photo courtesy of xmodulo(CC Attribution)

El problema

Ante el desconocimiento con respecto a alternativas, lo que la gente hace para compartir y acceder desde cualquier sitio a sus ficheros es buscar caminos rápidos y fáciles pero absolutamente inseguros y fuera del control de nuestra propia administración TIC.

Cualquiera de las opciones comerciales más conocidas permite al usuario darse de alta en pocos clics y comenzar a intercambiar información (con otros o consigo mismo en el ámbito privado empeorando aún más la situación) en un entorno que desconocemos y no controlamos, con los riesgos asociados no solo para el propio usuario sino para la organización.

  • ¿Cuántas personas vemos que llevan 2 móviles? El corporativo que cumple todas las condiciones de seguridad, y el personal donde no podemos meternos, pero ¿quién nos garantiza que por razones prácticas el límite entre datos en uno y otro dispositivo no sea cada vez más borroso?
  • ¿Cuántas personas suben datos a servicios privados (y donde desconocemos realmente la ubicación de los ficheros) porque necesitan continuar trabajando fuera de la red interna, y no tienen cómo?
  • ¿Cuántas personas recurren al abuso de los adjuntos en el correo electrónico, multiplicando datos que consumen almacenamiento y copias de seguridad, haciendo un uso inadecuado de los recursos, más por necesidad y frustración que porque representen alguna ventaja?

Objetivos del proyecto

Un proyecto alternativo a Dropbox tendrá los siguientes importantes objetivos desde el inicio:

  • Eliminar el uso de soluciones de compartir y sincronizar datos no autorizadas, inseguras, y de nivel de consumo u hogareño.
  • Garantizar el acceso universal a la información en un entorno controlado y administrado según nuestras propias reglas, siguiendo las recomendaciones del Esquema Nacional de Seguridad, tanto en ordenadores propios como via web en cualquier PC, y en dispositivos móviles.
  • Minimizar la exposición a sanciones legales por incumplimiento de las leyes vigentes.

Métricas para considerar el proyecto exitoso.

  • El 100% de los usuarios que lo soliciten y sean autorizados tendrá acceso a la información corporativa desde cualquier ubicación y dispositivo.
  • El proceso de sincronización de datos y compartido de los mismos será 100% compatible con las exigencias de las leyes vigentes en la Unión Europea.
  • Unificación bajo un único sistema de gestión de todos los ficheros compartidos que deban estar disponibles también fuera de la organización.
  • Disponibilidad universal de datos para todos los usuarios autorizados en: ordenadores, acceso via web y móviles y tablets Android e iOS.
  • Los datos estarán disponibles desde el despliegue de la solución sin necesidad de migraciones de ficheros (se debe poder montar las carpetas de Windows de usuarios de forma directa).
  • Todas las transacciones y actividades (crear, borrar, compartir y leer datos) serán auditables de forma granular y específica.
  • Los Administradores podrán fijar reglas para evitar fuga de información a nivel de carpetas y ficheros.

Un proyecto alternativo a Dropbox debe cubrir todos los puntos de acceso

Un proyecto alternativo a Dropbox debe cubrir todos los puntos de acceso. Photo courtesy of perspec_photo88(CC ShareALike)

Valor aportado por esta iniciativa

Un proyecto alternativo a Dropbox con ownCloud aportará valor minimizando el riesgo para el Departamento de Sistemas y mejorando la experiencia de los usuarios.

  • Reducción de riesgos por falta de cumplimiento de la ley y/o por fugas de información.
  • Mejora de la satisfacción de los usuarios que exigen acceso flexible a sus datos y si no lo obtienen de la organización buscan soluciones autónomas, riesgosas.
  • Simplificación operativa y administrativa para el Departamento de Informática, que puede brindar este servicio bajo un único plano de control.
  • Mejora de la reputación del cliente, demostrando un uso responsable de los datos.

Author: Juan Pablo

Trabajé con proveedores de servicios Apple antes de fundar mi propia empresa distribuidora de productos Apple, que conduje por 8 años. Luego he trabajado en consultoría y ventas en varios proveedores de servicios para gobiernos de Europa antes de fundar Leantricity España en Barcelona en 2011. Desde entonces, he trabajado con importantes empresas de servicios TIC para desarrollar proyectos exitosos de ahorro energético en informática destinados a gobiernos autonómicos y locales, así como también en el ámbito sanitario y comercial privado. El Ayuntamiento de Barcelona, la Agencia Española de Administración Tributaria, Heineken España, el Hospital Universitario Germans Trias i Pujol y otros, son algunos de los clientes donde ayudamos a diario y que van desde 1000 a 30.000 ordenadores logrando ahorros de más del 30%. El 100% de nuestros proyectos tienen un ROI de menos de 18 meses. Aparte, trabajo a la distancia como asesor tecnológico del que quizás sea el mejor entrenador de fútbol profesional activo en la actualidad, @Arielholan_DT (si te interesa por qué, puedes leer este artículo: http://www.martiperarnau.com/tactica/cuando-ariel-holan-llego-al-futbol-el-futbol-le-pidio-un-autografo/)

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